出発からホテル到着

@ 出発地の空港で

打ち合わせ

添乗員(ツアーコンダクター)集合時間の1時間以上前に空港などの指定の受付場所に到着しておきます。

 

センディングスタッフ(ヘルプ)が付く場合には、事前に打ち合わせを済ませて受付準備をします。

 

センディングスタッフ不在の場合は、ひとりですべての業務をこなす必要があるので、利用する航空会社のスタッフと簡単な打ち合わせをして事前説明会を行うための特別待合室の確保や、混雑状況、搭乗時間、手荷物の取り扱いなどのチェックイン手続きに関する確認をします。

 

出国までのながれは、次の通りです。

 

■チェックインカウンターの準備
通常はあらかじめセンディングスタッフ(ヘルプ)によって準備されているが、センディングスタッフ不在の場合は、航空会社のスタッフに依頼して、自分のツアー専用のチェックインカウンターを設置し、ツアー名を大きく表示します。

 

専用カウンターが確保できない場合は、別途空港内に専用の受付場所を設置して、目立つように案内ボードを使用して参加者が集合しやすいようにしておきます。

 

■搭乗券の受け取り
チェックインカウンターで航空券を係員に渡して、搭乗券を受け取ります。

 

記載内容や枚数のチェックはもちろんのこと、座席の位置に希望があれば可能な限り変更してもらうようにします。

 

■座席の割り当て
受け取った搭乗券とルーミングリスト(宿泊ホテルの部屋割り表)を照らし合わせて、できるかぎり友人同士や家族などの同行者が離ればなれにならないように考慮して座席を決めます。

 

このときルーミングリストには、参加者の座席番号を記載しておき、機内で顔と名前を覚えるだけでなく、ツアー全体で参加者の座席位置(窓側と通路側など)の公平さが調整できるようにします。

 

また、通常、添乗員(ツアーコンダクター)の座席位置は最後列の通路側にします。

 

■チェックイン開始
受付カウンターに自分のツアー名を大きく表示させて参加者の集合を待ちます。

 

参加者のパスポートやビザを確認し、預託手荷物を確認し航空会社のネームタグをつけます。

 

預託手荷物の総個数を航空会社のスタッフに伝えて、搭乗者名簿の提出とあわせて荷物を預けます。
参加者には、出発前説明会の場所と再集合時間を伝えておきます。

 

■説明会
空港の特別待合室などで出発前の説明をします。

 

ツアー参加のお礼にはじまり、添乗員(ツアーコンダクター)の自己紹介、出国手続きの順序や、搭乗ゲートの番号と搭乗開始時刻、空港免税店の利用案内、出発時刻と搭乗予定時刻、目的地までの所要時間や機内の案内、ツアーの注意点などをできるだけ簡潔にわかりやすく説明します。

 

説明が終われば参加者に搭乗券を配り、出国手続きへ誘導します。

 

ここで良い印象を参加者に与えることができれば、その後業務がやりやすくなります。

 

■出国手続き
外国製品や免税購入品を持っている参加者には税関申請を案内し、出国管理ではパスポートと搭乗券を提示し、出国審査をすませます。

 


A 航空機に搭乗

打ち合わせ

参加者を搭乗機へ誘導し、席についたら座席割り当て表と照らし合わせて全員が搭乗しているかチェックします。

 

機内では、座席割り当て表をもとに参加者の名前と顔を覚えたり、ツアーの行先など最新情報や豆知識などの雑談を交わして参加者と親交を深めます。

 

また、入国後の準備をしたり、これからの業務に備えて体調を整えるために十分な休息をとるこも大切です。


B 目的地の空港到着

打ち合わせ

目的地の空港に着いたら、いよいよ忙しくなり、添乗員(ツアーコンダクター)の腕が試されます。

 

ツアーがはじまると、移動のタイミングでは人が揃っているか?荷物の忘れ物がないか?を必ずチェックします。

 

目的地の空港でのながれは次の通りです。

 

■航空機から降機
搭乗機が停止したら、忘れ物のチェックをしながら参加者を機外へ誘導します。

 

機外で全員そろっていることを確認してから入国手続きの場所へ案内します。

 

■入国手続き
パスポートを提示して検疫、入国審査を手続きをします。

 

添乗員(ツアーコンダクター)が先頭に立って入国審査官からの質問に答えます。

 

■預託手荷物の受け取り
出発時に航空会社にまとめて預けていた手荷物がターンテーブルから出てきます。

 

ポーターに依頼して全員の手荷物を回収します。ポーター不在の空港では参加者各自で回収してもらいます。
必ず全員の手荷物が間違いなくあるか確認します。

 

■通関の手続き
税関検査の手続きです。

 

速やかに手際よく参加者を誘導して、各自で通関してもらいます。

 

国によっては団体でまとめて通関できるケースもあります。

 

■現地手配業者と打ち合わせ
税関検査の通過後、荷物の数を再確認してポーターにバスに荷物を運ぶよう指示します。

 

空港のロビーに現地の手配業者かガイドが出迎えに来てくれているので、これからの予定の打ち合わせや確認をします。

 

この間、参加者には現地通貨への両替やトイレなどをすましてもらいます。

 

■バスに乗車
参加者をバスに誘導し、人数と手荷物の数を確認して乗車します。

 

乗車後の観光案内や注意事項の説明は同乗の現地ガイドに任せます。ただし、外国語のガイドの場合は添乗員(ツアーコンダクター)が通訳をします。


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